Vous avez besoin d’un tampon pour votre entreprise ? Vous avez des doutes sur ce qu’il faut y inclure ? Vous voulez savoir s’il est nécessaire d’en avoir un en tant qu’entreprise ? Nous passons tout en revue pour vous aider à acheter le tampon professionnel adapté à votre entreprise.

Sur un tampon de société, quelles informations doivent figurer ?

Utile aussi bien au sein de l’entreprise que lors de vos événements commerciaux (salon professionnel, déplacement chez les clients etc…), l’objectif du tampon d’entreprise, comme de la plaque professionnelle, est d’indiquer à vos fournisseurs et à vos clients les données administratives les plus importantes de votre entreprise. La taille de ce tampon personnalisé varie, mais il comporte toujours les informations essentielles suivantes : nom de l’entreprise, adresse, numéros de téléphone et de télécopie, adresse et courriel du site web, logo de l’entreprise, capital, numéro Siret, code APE ou numéro de TVA intracommunautaire.

Le cachet ou le sceau d’une entreprise n’a aucune signification juridique et n’est pas obligatoire.

Voici un aperçu de ce qui est suggéré d’y afficher :

  • Le nom de votre entreprise
  • Le nom et le prénom
  • L’adresse postale du siège social.
  • Vos numéros de téléphone et de fax.
  • Votre numéro SIRET, SIREN, ou RCS, ainsi que votre numéro APE.
  • Votre adresse électronique et l’URL de votre site web.
  • Le capital de votre entreprise.

Quel modèle de tampon encreur choisir en fonction de vos besoins ?

Le tampon personnalisé présente plusieurs avantages. Tout d’abord, il permet à votre entreprise ou à votre groupe de se démarquer. De ce fait, il constitue un véritable support de communication pour votre entreprise, au même titre que les emailings ou les prospectus, mettant en avant votre professionnalisme.

Prenons l’exemple du tampon dateur : il vous permet d’être mis à jour chaque jour à la date du jour par un système modulaire. Il facilite la gestion et le classement des documents, ainsi que la réception des factures. Certains des tampons-dateurs peuvent être personnalisés avec un langage qui leur confère une fonction administrative spécifique. Par exemple, avec la mention « Payé le », « Validé le » et « Reçu le ». Idéal pour le suivi comptable ou administratif d’une TPE/PME.

Les restaurateurs et boulangeries en raffolent : le tampon de fidélité est un produit précieux pour les magasins et les prestataires de services qui souhaitent proposer un programme de fidélité à leurs clients.

Ces tampons permettent de classer efficacement les différents papiers professionnels que les entreprises et les organisations doivent entretenir régulièrement. Il existe des tampons de tailles variées pour répondre aux différents besoins : petit, moyen et grand.

Les cachets ou tampons professionnels facilitent la gestion des documents officiels et peuvent être utilisés tant pour les documents transactionnels (devis, factures, etc.) que pour les documents internes tels que les rapports d’activité professionnelle. Il n’est pas légalement obligatoire, mais les organisations l’exigent fréquemment en complément d’une signature (validation de devis, de contrats, par exemple).

Il existe également des tampons avec des formules commerciales qui vous aident à gérer et à classer vos documents.

Qui peut bénéficier d’un cachet d’entreprise ?

Le tampon cachet est unique pour une entreprise, une personne, un indépendant ou une micro-entreprise. Par conséquent, le cachet est un signe de reconnaissance unique pour une entreprise. Un cachet commercial est utilisé lorsqu’une entreprise exerce une activité commerciale.

Les associations, professions libérales, organismes publics (mairies, administrations…) peuvent également se doter d’un tampon pour leur fonctionnement quotidien. Il faut savoir que rien n’empêche un particulier de s’équiper d’un tampon personnalisé à encre, pour son usage personnel : tant que les informations mentionnées sur le tampon sont réelles, et n’usurpent pas l’identité d’une vraie entreprise, il n’y a aucun mal à cela.

Est-il obligatoire d’avoir un sceau de société ?

Le tampon encreur, appelé également sceau d’une société, n’est pas obligatoire. Chaque entreprise peut donc choisir d’en obtenir un ou non. Il faut veiller à ce que les informations figurant sur le cachet de la société puissent figurer sur les documents officiels émis par la société.

L’emplacement dédié au cachet est par défaut positionné en bas à gauche de vos documents de facturation, sous le terme « Nom du vendeur », si vous avez choisi de l’afficher. Cela vous permet de conserver le cachet au même endroit à tout moment.

Quels sont les avantages d’un tampon d’entreprise ?

Pour profiter pleinement des atouts et de la valeur d’un tampon d’entreprise, vous devez confier son élaboration à une société spécialisée. Cette dernière possède le matériel, les compétences et le savoir-faire nécessaires pour créer et fabriquer un cachet personnalisé de qualité. Mais quels avantages apporte l’utilisation d’un tel dispositif ?

Tout d’abord, le tampon indique la provenance de divers documents : facture, devis, etc. Il permet alors de faciliter le suivi et l’organisation de ces pièces. Par ce moyen, les clients sauront reconnaître rapidement les dossiers, les lettres ou encore les colis envoyés par votre entreprise.

À l’instar du logo, le cachet contribue aussi à l’image de marque de votre entreprise. En plus, il s’agit d’un outil de communication efficace qui indique l’activité et les coordonnées d’une société. Le tampon améliore aussi la crédibilité de votre entreprise. Aux yeux de la clientèle, c’est en quelque sorte, un gage de fiabilité et de sérieux.

Il existe également des tampons spécifiques que vous pouvez utiliser dans la stratégie marketing de votre société. Il s’agit, par exemple, du cachet appel à l’action « suivez-nous ! » accompagné d’une liste de vos pages sur les réseaux sociaux comme Linkedin ou Facebook.