Aux Etats-Unis, avoir un assistant est monnaie courante chez les entrepreneurs, et pas forcément uniquement les grands PDG de la Silicon Valley. De nombreux indépendants, mais également des startups qui débutent, s’entourent dès le départ d’un assistant virtuel pour lui confier de nombreuses responsabilités. Que peut-on leur demander ? Quel est le gain de productivité réel pour l’entrepreneur qui utilise les services d’un assistant virtuel ? On vous explique tout dans notre article.

D’abord, c’est quoi un assistant virtuel ? Quelle différence avec un assistant vocal (Siri, Cortana, Alexa…) ?

Un assistant virtuel est un humain, souvent situé dans un pays étranger au coût de la vie moins élevé (par exemple un assistant virtuel basé en Afrique qui travaille pour une société européenne), employé à temps partiel ou temps plein apr son client, et qui aide l’entreprise par une aide administrative à distance.

Cette ressource travaille à distance, en télétravail donc, et vous aide à gérer votre entreprise en effectuant des tâches qu’un assistant (assistant de direction, administration des ventes, assistant RH…) effectuerait généralement. Ces tâches comprennent passer des appels Skype ou téléphoniques, programmer des rendez-vous, publier des offres de stages ou d’emploi, envoyer des courriers papier (via des outils à distance), répondre à des courriels et organiser des déplacements professionnels (réservation d’hôtels, billets de trains, avions etc).

Déléguer des tâches et des responsabilités à un assistant virtuel est la première étape. La délégation de tâches à un assistant virtuel consiste à accorder à quelqu’un l’autorité et le contrôle de certaines tâches dans votre entreprise afin d’atteindre certains objectifs. Ces objectifs peuvent être la productivité, l’efficacité ou l’efficience. La délégation est le principal problème de nombreux entrepreneurs seuls, et peut aider votre entreprise à atteindre ces objectifs plus facilement.

Quelques exemples de tâches fréquemment confiées à un assistant virtuel

Les assistants virtuels effectuent une variété de tâches, qui peuvent concerner la comptabilité, les RH, le service clients ou SAV, le commercial, le marketing ou le numérique. Ces assistants libèrent les propriétaires de petites entreprises, les gestionnaires et les entrepreneurs de tâches qui sont souvent répétées et inutiles.

Voici une liste non exhaustive de tâches qu’on peut confier à un assistant virtuel :

  • ajouter régulièrement des données à votre logiciel CRM
  • s’occuper de répondre aux appels entrants sur un numéro standard
  • prendre des rendez-vous par téléphone de manière synchronisée avec le calendrier
  • ajouter du contenu Web à votre site blog d’entreprise, votre site internet vitrine, votre boutique Amazon…
  • mettre régulièrement à jour votre boutique e-commerce Shopify ou Woocommerce avec de nouvelles fiches produits
  • fournir des réponses aux demandes des consommateurs via le chat affiché sur les pages web
  • répondre aux candidats ayant postulé à une offre d’emploi

Les assistants virtuels peuvent également fournir des tutoriels sur la façon d’utiliser vos produits et services, ainsi que répondre à des questions plus banales. Si un assistant virtuel ne peut pas aider un client ou prospect, il peut transmettre le problème au service compétent de l’entreprise ou à vous-même.

Avoir un assistant virtuel ou utiliser un outil d’intelligence artificielle ?

Les assistants virtuels peuvent effectuer n’importe quelle tâche qui nécessite peu ou pas d’effort ou de valeur. Toutes les tâches qui peuvent être facilement accomplies plusieurs fois doivent pouvoir être gérées par un assistant virtuel. Tandis qu’une intelligence artificielle va pouvoir vous aider à aller plus vite sur des tâches que seuls vous pouvez réaliser. Un outil IA vous aidera à structurer un document selon votre demande, tandis qu’un AV (assistant virtuel) pourra faire à votre place de nombreuses tâches ennuyeuses et à faible valeur ajoutée pour vous (transmettre les factures à l’expert comptable, relancer le client pour son paiement en attente…).

Comme vous pouvez le voir, les professionnels ne peuvent pas demander certaines responsabilités à une Intelligence Artificielle. Au lieu de cela, ils doivent déléguer ces tâches à un assistant virtuel. Pour atteindre un objectif spécifique, votre entreprise peut utiliser un assistant virtuel pour lui accorder une autorité et des tâches sur votre entreprise. Afin de former correctement l’assistant virtuel, vous devez vous assurer qu’il possède les compétences nécessaires pour ce que vous voulez qu’il fasse.