Lors du lancement de votre entreprise ou la croissance d’une activité, si vous souhaitez fluidifier les informations de l’entreprise, il est importante d’utiliser une solution ERP. L’ERP vous permettra de gérer plus facilement les tâches quotidiennes comme la facturation, les devis, la gestion des commandes ou les ressources humaines… en les consolidant dans une base de données unique. Nous vous expliquons tous les aspects de son fonctionnement.

Définition d’un logiciel ERP

Le progiciel de gestion intégrée, ou ERP (Enterprise Resource Planning), est un type de logiciel d’information qui permet de contrôler et de suivre au quotidien l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une entreprise. Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est plus fréquemment désigné en anglais par le terme ERP. Le fait que le logiciel PGI dispose d’un outil de gestion unique est le principal avantage de l’utiliser dans une entreprise. En effet, la technologie offre la possibilité de centraliser et d’homogénéiser les informations.

Le logiciel ERP d’aujourd’hui utilise le cloud en ligne pour fonctionner, et un système de sécurité sophistiqué pour protéger les données. Par conséquent, le logiciel offre une sécurité totale pour toutes les informations. Mieux encore, le logiciel ERP peut être configuré pour donner des accès particuliers en fonction de l’importance et de la confidentialité des données.

Enfin, vous pouvez récupérer les données de tous vos outils ou plateformes et les intégrer à votre ERP. Par exemple, si vous faites du dropshipping ou du e-commerce, vous pouvez installer un plugin sur votre CMS e-commerce qui communiquera en temps réel avec votre outil ERP pour mettre à jour les données de l’ensemble de l’entreprise concernant les ventes, les variations de stock et la facturation.

Quelles sont les différences entre les ERP propriétaires et les ERP open source ?

Vous pouvez choisir entre deux types de technologies différentes lorsque vous avez besoin d’un outil ERP : les systèmes ERP open source et les systèmes ERP propriétaire. Afin d’utiliser l’ERP propriétaire, vous devez acheter une licence ou un abonnement auprès de grandes organisations comme :

  • SAP (différentes suites ERP comme SAP S/4HANA, SAP Business One et SAP Business ByDesign),
  • SAGE (différents packages comme Sage 100Cloud Entreprise, Sage FRP 1000 et Sage Business Cloud X3),
  • Oracle (différentes solutions comme Oracle Database, Oracle ERP et Oracle NetSuite),
  • Cegid (plusieurs packs comme Cegid XRP Ultimate, Cegid XRP Flex et Cegid XRP Sprint).

L’ERP open source, par opposition à l’ERP propriétaire, est un logiciel qui peut être téléchargé gratuitement par toute entreprise et installé sur ses propres serveurs sans avoir besoin d’une licence ou d’un abonnement. La caractéristique unique de l’open source est la liberté de modifier le code source pour adapter certaines fonctionnalités aux besoins de votre entreprise, à condition que vous disposiez d’une équipe de développement informatique possédant les compétences nécessaires. Parmi les ERP open source disponibles, il y a Dolibarr, Axelor, Odoo…

De plus, le côté open source offre l’accès à une communauté de développeurs qui partagent leurs découvertes, leurs conseils et autres apprentissages sur des forums et autres communautés en ligne comme Github, etc. L’inconvénient est que, bien que les éditeurs d’ERP propriétaires fournissent automatiquement des mises à jour à tous leurs clients, l’entreprise devra assurer elle-même la maintenance, les mises à jour et les erreurs potentielles.

Dans tous les cas, dressez une liste des exigences avant de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins afin de vous assurer que toutes les préoccupations de votre entreprise sont prises en compte. Par exemple, si vous vendez des produits en ligne et que vous souhaitez pouvoir analyser le comportement des clients par le biais de l’abandon de panier pendant le processus d’achat, il est essentiel de s’assurer que votre boutique en ligne dispose d’un plugin de synchronisation des données avec le futur ERP que vous choisirez.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel ERP ?

En utilisant un logiciel ERP, vous pouvez améliorer les informations et les procédures utilisées dans la gestion tout en améliorant le flux financier et opérationnel de votre entreprise. Parce que toutes les informations seront centralisées dans le programme, y compris la localisation d’un dossier client, le suivi d’une commande ou l’exécution d’un travail. Le logiciel ERP vous permet d’obtenir une augmentation de la productivité. Au niveau des tâches routinières et quotidiennes, la production augmentera également. En effet, le logiciel ERP permet l’automatisation d’un certain nombre de processus, notamment les devis, les rapports et les inventaires.

La prise de décision est grandement facilitée par le logiciel ERP. Ses capacités d’analyse lui permettent d’avoir une image à 360 degrés de tous les processus actifs d’un processus. Le prix de l’intégration d’un logiciel ERP dans une entreprise varie en fonction de la licence, de l’hébergement, du nombre d’utilisateurs, du coût de l’installation et du prix d’un service de maintenance spécialisé. Les prix par utilisateur peuvent varier de 500 à 3000 euros. Il faut savoir qu’entre 15% et 25% du coût d’un ERP propriétaire est constitué par les frais de licence.

Il existe aujourd’hui plusieurs logiciels ERP qu’il n’est plus nécessaire de mentionner, notamment le logiciel SAP, réputé pour son interface conviviale, le logiciel Oracle, apprécié pour sa convivialité, et le logiciel Microsoft, qui dispose d’un tableau de bord utile.

Quel outil de facturation choisir ?

Vous avez besoin d’un ERP efficace et fiable si vous voulez gérer les factures de votre entreprise en toute simplicité. Vous avez besoin d’un programme qui vous permette d’éditer, de distribuer et d’archiver vos factures commerciales : logiciel de facturation open source gratuit ou pas. Le choix du meilleur logiciel de facturation open source gratuit est important mais peut s’avérer difficile car il existe de nombreuses options disponibles de nos jours et elles n’offrent pas toutes les mêmes fonctionnalités.

Voici les éléments à prendre en compte pour choisir le meilleur logiciel de facturation :

  • L’aspect pratique : Pour gagner du temps et accroître l’efficacité opérationnelle, il est préférable d’utiliser un logiciel prêt à l’emploi et simple à utiliser. L’utilisation de l’outil ne doit pas nécessiter de connaissances ou d’expertise spécialisées ;
  • Fonctionnalités : La gestion et la comptabilité sont deux services que proposent les logiciels de facturation comme Evoliz ;
  • La capacité de personnalisation : Chaque entreprise a des exigences différentes en matière de facturation. Par conséquent, il serait préférable pour vous que l’éditeur puisse vous proposer un ERP personnalisable ;
  • La période d’essai sans risque, qui est généralement de 30 jours. Pendant cette période, vous pouvez déterminer si le logiciel vous convient.
  • L’un des principaux critères de sélection est le prix. Il convient de noter que ce n’est pas parce qu’un logiciel est proposé à un prix raisonnable qu’il s’agit automatiquement d’une bonne solution pour gérer votre facturation. Choisissez plutôt celui qui offre le meilleur rapport qualité-prix.