Le bon de commande VTC est un document indispensable pour formaliser une réservation préalable et sécuriser l’activité du chauffeur. En 2026, certaines mentions doivent apparaître clairement pour garantir la conformité du document et éviter tout problème lors d’un contrôle.

Pour trouver un logiciel VTC gérant les bons de commande et en conformité avec la réglementation en vigueur, nous vous invitons à tester gratuitement Droovi. Les champs obligatoires y sont déjà prêts à remplir, ce qui limite les oublis lors d’une course réservée dans l’urgence.

Pour un transfert aéroport, un bon de commande VTC doit être clair, complet et conforme, tout en restant rapide à remplir au quotidien. Voici une méthode en 10 étapes.

1. Préparer les informations avant de remplir le bon

Avant même d’ouvrir ton modèle ou ton générateur de bon de commande, rassemble toutes les informations essentielles liées au transfert aéroport. Cela te permet de remplir le document sans aller-retour inutiles et de limiter les erreurs.

Pour un transfert aéroport, prévois notamment :

  • les coordonnées complètes du client (nom, prénom, téléphone, éventuellement e-mail),
  • l’aéroport concerné (Orly, Roissy CDG, Beauvais, etc.),
  • le terminal et le point de rendez-vous,
  • la date et l’heure de prise en charge,
  • l’adresse de départ ou de destination (domicile, hôtel, entreprise),
  • le tarif prévu pour ce trajet, y compris les éventuels frais d’attente ou de péage.

2. Renseigner l’identité de l’entreprise et du chauffeur

La première partie du bon de commande concerne l’exploitant VTC. Elle permet d’identifier clairement la société et le chauffeur qui assurent la course, ce qui est indispensable en cas de contrôle.

Indique :

  • le nom ou la dénomination sociale de ton entreprise,
  • la forme juridique (auto-entrepreneur, EURL, SASU, etc.),
  • l’adresse complète du siège ou de l’établissement,
  • le numéro de téléphone professionnel,
  • le numéro SIREN / SIRET,
  • le numéro d’inscription au registre VTC (REVTC),
  • le nom et prénom du chauffeur qui réalisera le transfert.

Si tu disposes de plusieurs véhicules, tu peux ajouter :

  • le modèle du véhicule (par exemple : Mercedes Classe E),
  • le nombre de places,
  • éventuellement le numéro d’immatriculation.

3. Compléter les informations client

La seconde partie du bon de commande est dédiée au client. Elle sert à prouver qu’il s’agit bien d’une réservation préalable nominative et à le contacter si nécessaire (retard, changement de terminal, etc.).

Renseigne :

  • le nom et le prénom du client,
  • son numéro de téléphone portable,
  • éventuellement son adresse e-mail,
  • si le trajet est réservé pour un tiers (par exemple un collaborateur), précise le nom de la personne transportée.

Pour un transfert aéroport, il peut être utile d’indiquer aussi :

  • le numéro de vol,
  • la compagnie aérienne,
    afin d’anticiper les retards et d’ajuster l’heure de prise en charge.
À lire  Quel est le délai entre la dissolution et la liquidation dans une sarl ?

4. Détailler la course “transfert aéroport”

C’est la partie centrale du bon de commande, celle qui décrit précisément la prestation. Pour un transfert aéroport, la clarté du parcours évite les malentendus le jour même.

Indique pas à pas :

  • la date de la réservation (jour et heure où la commande est passée),
  • la date et l’heure de la prise en charge,
  • le lieu exact de prise en charge :
    • soit l’adresse du client (domicile, hôtel, entreprise) si tu l’emmènes vers l’aéroport,
    • soit l’aéroport (nom, terminal, point de rencontre) si tu vas le chercher à l’arrivée,
  • la destination :
    • “Aéroport + nom” si tu pars vers l’aéroport,
    • l’adresse de destination si tu pars de l’aéroport,
  • le type de service :
    • “Transfert aéroport simple” (aller simple),
    • “Transfert aéroport aller-retour” si tu prévois déjà le retour.

Pense à noter, si besoin, les instructions particulières :

  • “Attente au hall Arrivées avec pancarte nominative”,
  • “Stop supplémentaire pour récupérer un second passager”,
  • “Prise en charge au niveau des taxis / VTC signalé par le panneau…”.

5. Calculer et inscrire le tarif de la course

Une fois la course décrite, tu dois inscrire le prix de la prestation. Pour un transfert aéroport, il s’agit souvent d’un tarif forfaitaire, mais tu peux aussi utiliser un calcul basé sur la distance et le temps.

Indique clairement :

  • le prix de la course TTC,
  • éventuellement le détail HT / TVA si ton statut l’impose,
  • ce que comprend le tarif : péages inclus ou non, temps d’attente inclus, supplément bagages, etc.,
  • le mode de paiement : carte bancaire, espèces, virement, paiement en ligne, etc.

Si le transfert inclut un aller-retour ou une mise à disposition (par exemple, 2 heures d’attente à l’aéroport), précise :

  • le tarif global,
  • ou le détail par segment (trajet aller, trajet retour, mise à disposition).

6. Vérifier les mentions légales et la réservation préalable

Le contenu du bon de commande n’est plus laissé à l’appréciation de chacun : depuis le 29 octobre 2025, l’arrêté du 6 août 2025, pris en application de l’article R. 3120-2 du code des transports, fixe la liste des mentions devant figurer sur le justificatif de réservation préalable présenté aux agents de contrôle. C’est ce texte qui sert de référence pour vérifier que ton bon de commande est complet.

Ajoute systématiquement :

  • une mention indiquant qu’il s’agit d’une course effectuée sur réservation préalable, exigée par l’article L. 3120-2 du code des transports,
  • la date et l’heure de la réservation (distinctes de l’heure de prise en charge),
  • le nom de l’entreprise et son numéro de registre VTC, déjà renseignés plus haut.

Vérifie également que toutes les dates, heures et lieux sont cohérents :

  • pas de contradiction entre l’heure de réservation et l’heure de prise en charge,
  • l’aéroport et le terminal sont correctement indiqués,
  • la destination ou l’adresse de départ est complète (numéro, rue, ville, code postal).
À lire  4 astuces pour monter une agence de relations presse spécialisée

Un bon de commande incomplet au regard de ces mentions expose à une amende forfaitaire de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive dans l’année), en application de l’article R. 3124-13 du code des transports.

7. Ajouter les options et informations pratiques

Pour un transfert aéroport, les options sont fréquentes et doivent être notées sur le bon de commande pour éviter les malentendus avec le client.

Tu peux ajouter :

  • le nombre de passagers,
  • le nombre et le type de bagages (bagages volumineux, équipements spéciaux),
  • la présence d’un siège bébé ou rehausseur,
  • la mise à disposition d’une pancarte nominative,
  • la langue parlée par le chauffeur si cela a été demandé.

Toutes ces informations peuvent figurer dans une zone “Commentaires” ou “Options” du bon de commande.

8. Renseigner les conditions d’annulation et de modification

Même si ce n’est pas toujours obligatoire, il est conseillé d’inscrire ton cadre d’annulation et de modification directement sur le bon de commande, surtout pour les transferts aéroport (vol annulé, retard important, changement de date).

Tu peux préciser par exemple :

  • délai d’annulation sans frais (24 h, 48 h avant la course),
  • conditions en cas de retard d’avion (temps d’attente inclus, facturation supplémentaire au-delà d’un certain délai),
  • frais éventuels en cas de no-show (client absent au point de rendez-vous).

Ces mentions sécurisent la relation avec ton client et réduisent les litiges.

9. Finaliser et valider le bon de commande

Une fois tous les champs remplis, il reste à finaliser ton bon de commande pour qu’il soit prêt à être utilisé et présenté en cas de contrôle.

Derniers points à vérifier :

  • toutes les informations sont lisibles (sans abréviations incompréhensibles),
  • les coordonnées de l’entreprise et du client sont correctes,
  • la date, l’heure et le lieu de prise en charge aéroport sont exacts,
  • le tarif est clairement indiqué,
  • la mention de réservation préalable figure bien dans le document.

Selon ton fonctionnement, tu peux :

  • envoyer le bon de commande au client par e-mail ou en PDF,
  • conserver une copie numérique ou papier dans ton dossier de course,
  • le présenter sur ton smartphone ou ta tablette en cas de contrôle pendant le transfert aéroport.

10. Exemple de structure pour un transfert aéroport

Pour terminer, voici une structure de bon de commande que tu peux adapter à tes besoins pour un transfert aéroport :

  • Identité de l’entreprise (nom, adresse, SIRET, REVTC, téléphone)
  • Identité du chauffeur (nom, prénom)
  • Informations client (nom, prénom, téléphone, e-mail)
  • Détails de la réservation (date et heure de réservation)
  • Détails de la course :
    • Date et heure de prise en charge
    • Lieu de prise en charge (adresse ou aéroport)
    • Destination (aéroport ou adresse)
    • Terminal et point de rencontre si départ/arrivée à l’aéroport
    • Type de service : transfert aéroport simple / aller-retour
  • Tarif (TTC, conditions particulières, mode de paiement)
  • Options (bagages, siège enfant, pancarte, langue, etc.)
  • Conditions d’annulation et de modification
  • Mention “Course effectuée sur réservation préalable”
  • Signature ou validation électronique, si tu le souhaites
À lire  Voici quelques 5 méthodes simples qui fonctionnent pour gagner 10 euros par jour

11. Les évolutions réglementaires à surveiller en 2026

Au-delà du bon de commande lui-même, plusieurs changements récents modifient les habitudes de travail des chauffeurs VTC et méritent d’être suivis avant de finaliser tes documents de course.

La facturation électronique change de calendrier : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris les micro-entrepreneurs, doivent être en mesure de recevoir leurs factures dans un format électronique structuré. L’obligation d’émettre soi-même des factures sous ce format ne concernera la plupart des chauffeurs VTC, souvent en micro-entreprise, qu’à partir du 1er septembre 2027. Un simple PDF envoyé par e-mail à un client professionnel français ne suffira plus à cette échéance.

La loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales interdit désormais de prêter ou de louer une inscription au registre des VTC à un tiers. Cette pratique expose l’exploitant à une présomption de contrat de travail avec la personne concernée, ainsi qu’à une radiation du registre.

Sur l’accès à la profession, un décret publié le 11 août 2026 a supprimé la voie d’accès par équivalence d’expérience professionnelle. L’examen théorique et pratique des chambres de métiers et de l’artisanat devient l’unique porte d’entrée pour tout nouveau candidat au métier de chauffeur VTC.

Enfin, la directive européenne (UE) 2024/2831 sur les conditions de travail via les plateformes doit être transposée en droit français avant le 2 décembre 2026. Elle instaure une présomption réfutable de relation de travail entre une plateforme et les chauffeurs dont elle contrôle fortement l’activité, ce qui pourrait, à terme, modifier la nature du lien entre les plateformes de réservation et les VTC.

Sources